Евгений Коган l Личный блог l Не только про инвестиции

Совещания — это добро или зло? Сказать по совести — ненавижу совещания. Почему? Да потому, что мой опыт человека, который привык создавать бизнесы и в течение долгих лет управляет различными компаниями или процессами, подсказывает: совещания очень часто — пустая трата времени. Или, если хотите, — просто попытка переложить ответственность и заболтать проблему. С другой стороны, совещания — это важная часть рабочего процесса. Без них — ну, реально никак. Что делать? Поделюсь своими мыслями на этот счет. Когда совещания — зло? 1️⃣Когда НЕТ четкой цели. Если не сформулировано, зачем встреча проводится (решить вопрос? синхронизироваться? принять решение?), разговор превращается в свободное обсуждение по принципу «Вот такая вот проблема. А что вы о ней думаете?». Хотя не скорою: и такое порой бывает. Иногда есть проблема, которую стоит обсудить и выяснить, что народ думает по этому поводу. Чтобы не скатиться в болтологию, выход прост. Участников — максимум 3–5. На выступления регламент — 2–3 минуты. Итогом обязательно должно быть некое решение или определение ответственного за решение конкретной задачи. Иначе — классика: поговорили и разошлись, а чего решили и зачем собирались — непонятно. 2️⃣Нет повестки и модерации. Без структуры люди обсуждают все подряд. Время проходит, а результатов нет. Это полная катастрофа. 3️⃣Приходят лишние люди. Приглашают их «на всякий случай» — и те, кому нечего добавить, тратят время, а иногда и тормозят принятие решений. 4️⃣Не подготовлены данные или материалы. Вместо обсуждения проблемы люди слушают историю вопроса или ищут информацию прямо на встрече. 5️⃣Нет итогов и ответственных. Совещание без решений, сроков и ответственных ничего не меняет — значит, придется собирать еще одно совещание. Сколько времени тратить на совещания? Оптимальных решений здесь нет. Все зависит от роли и уровня, но есть ориентиры. Например, для операционных команд достаточно 15–30 минут в день на короткие стендапы и 1–2 часа в неделю на планирование/разбор задач. Остальное — асинхронно (чат, документы, задачи)… Оптимальное количество людей на совещании? Тут есть много исследований, и большинство сходится: ▪️Для принятия решений: 4–5 человек — прямо оптимум. Больше — снижается скорость и качество решений. ▪️Для мозгового штурма: 5–10 человек. ▪️Для информирования лучше —асинхронно. Если без этого никак — до 6–8 человек. ▪️Для обсуждения сложной проблемы: от 3 до 6 человек, чтобы были разные точки зрения, но не хаос. Короче, работает общий принцип: если человек не принимает решения и не вносит информацию, без которой решение невозможно,— его быть на встрече не должно. Ну, и главное универсальное правило: если встреча не создает ценности, ее не нужно организовывать вообще. Вот такие мысли. Возможно, я в чем-то неправ. Но господи, если бы вы только знали, как же много времени отнимают бесцельные совещания и, главное, — как это понижает качество работы и вообще жизни.