Как использовать шаблоны в деловой переписке и не выглядеть роботом Шаблоны в переписке – это отвратительно! – скажете вы. И да, и нет. Это, безусловно, яд для отношений, если собеседник чувствует копипаст и отсутствие живого человека в ответе. Но это спасение для вашей продуктивности. Главное – применить один маленький секрет, чтобы читатель не понял, что вы штампуете ответы под копирку. но А секрет в том, чтобы иметь свои шаблоны под разные типы писем, но оставлять в них дырки для живого контекста. 1. Как НЕ надо «Добрый день! Благодарим за ваше обращение. Ваше предложение было рассмотрено профильным отделом. Мы свяжемся с вами в случае заинтересованности. С уважением, команда проекта». ⚠️ Разберем диагноз: ▪️Канцелярит: «Осуществлено рассмотрение», «в случае заинтересованности». ▪️Стена дистанции. Ни одного личного обращения или детали. ▪️Ощущение конвейера. Письмо-пустышка, которое не дает конкретики. 2. Как НАДО «Иван, добрый день! Спасибо за [конкретная деталь: ваше предложение по аудиту/презентацию из 5 слайдов]. Посмотрел проект. Сейчас мы фокусируемся на [текущая задача], поэтому по вашей теме смогу вернуться с ответом не раньше [четкая дата]. Кстати, [личный хук: видел ваш пост про нейросети / удачи на завтрашнем форуме]. На связи!» 3. Механика правильного шаблона: 3 правила оживления 1️⃣Правило «20/80»: 80% письма – ваш стандартный блок-заготовка (база), 20% – окошки кастомизации. В шаблоне всегда должны быть пустые скобки [ ] для имени, названия задачи и одной личной детали. 2️⃣ Личный хук. Потратьте 30 секунд, чтобы найти одну актуальную деталь о собеседнике. Это перепрошивает шаблон и доказывает, что письмо писал человек. 3️⃣ Глагольный стиль. Выбрасывайте «взаимовыгодное сотрудничество». Пишите проще: «давайте обсудим», «я посмотрю», «напишу в четверг». Лайфхак для продвинутых – «Словарик кастомизации» Заведите в заметках не только тексты писем, но и список «хвостов» – коротких фраз для финала письма, которые зависят от контекста: – Для коллег: «Хорошего завершения рабочей недели/подготовки к тендеру!» – Для новых контактов: «Рад был познакомиться на [конференции "Эффективная пресс-служба"]». (в скобки подставляете название мероприятия). – Для тех, кто ждет: «Спасибо, что подождали с ответом». В карточке – несколько подсказок, как заменить бездушный шаблон на живой. А какие фразы в письмах для вас сразу выдают «бездушный копипаст»? Поделитесь в комментариях своими красными флагами.🚩 ✌️Если с телегой проблемы, читайте мой канал в МАХ и/или мой блог в ВК